GENERAL CONDITIONS OF SALE

Article 1: General Provisions
In the event of any dispute, the French version of these Conditions takes precedence over the English translation.
These General Conditions of Sale apply to individual reservations made directly with the hotel and to reservations made online through our .website or by telephone or email.  For group reservations there may be other conditions stipulated, but if not then these general conditions of sale apply.

The client undertakes to comply with and enforce all the conditions specified in this document as well as legal and regulatory obligations.
These general conditions may be subject to change without notice and the applicable conditions will be those in force at the date of commencement of the stay at the hotel.

Article 2: Capacity
The client confirms their full capacity to enter into a legal contract, ie is legally of adult age, has the mental capacity to contract and is not under a guardianship arrangement, etc.

Article 3: Booking terms – Deposit
Tarifs are quoted in Euros (€ or EUR) per room and per night for the confirmed number of clients, taxes and service included but excluding “taxe de séjour” (tourism tax). 
Tarifs quoted include solely the services confirmed in the reservation. 
Rates quoted on the website may be subject to change without notice and only the price detailed in the booking confirmation forms the contract.  
A reservation is established only if the client provides a payment card number complete with validity date, current at the date of the stay, together with the card security number.  The hotel reserves the right to reject any booking in the event of the payment card number being incorrect or invalid or the reservation is incomplete. 
Upon registration of the reservation an appropriate card payment will be processed.  An amount equal to 35 % of the total price of the stay for stays of 3 nights or more, 50% of the total price of the stay for a stay of fewer than 3 nights, and 100% of the price of a stay of one night, will be charged.  Such payments will only be refundable according to the conditions stated in Article 6: Cancellation policy.
Upon arrival, clients are required to present their identity document and a payment card valid for the duration of their stay in the hotel.

Article 4: Methods of payment
The hotel reserves the right to require full payment for the stay at the time of check-in.
In accordance with the French legal Civil Code art 2322 al 5, the hotel has the right to retain the client’s luggage and personal effects in the event of the client’s failure to pay.  This right covers all items that the client has in the hotel – luggage, vehicles, valuables, etc.

At the end of the stay, any deposit will be deducted from the final invoice covering the period initially booked.  Sales invoices are payable at Reception before the client’s departure.  Except in the case of any prior agreement, extension of payment time beyond check-out is not offered.  Charges for extras such as laundry, drinks, telephone calls, “taxe de sejour” (tourism tax) provided to clients must be settled before departure.  If payment has not been made, an invoice will be sent to the client and the client undertakes to make immediate payment upon receipt.

For accommodation and extras, the Hotel Panoramic accepts payment cards (Visa, Mastercard and American Express), cash excluding €100, €200 and €500 notes, and “cheques vacances ANCV”.  Personal cheques or postal orders are not accepted in payment.

For payment of deposits, the hotel accepts payment cards (Visa, Mastercard and American Express), “cheques vacances ANCV” and bank transfers.   In the case of a transfer from a foreign bank, transaction costs are to be borne in full by the client.

The Hotel Panoramic offers a secure online reservation system at www.hotelpanoramic.fr

Article 5: Availability of rooms

On the day of arrival, rooms are available from 15.00 and the client must check-in at Reception before 19.00 at the latest.  On the day of departure, rooms must be vacated by 11.00.  In the case of late check-out, one night’s additional accommodation will be charged.

 Article 6: Cancellation conditions for reservations made direct with the hotel

Any request for change or cancellation must be made by email to [email protected] or by telephone to (+33) 05.61.79.30.90. Cancellation is not effected until it is confirmed by the Hotel Panoramic in writing.

 In the case of change to or cancellation of a reservation, the following conditions will apply (except in the case of force majeure):

Low season – the client may cancel without incurring cancellation fees up until two days before arrival. 
High season = French Christmas holiday period, Luchon Film Festival, French winter holidays (zone A, B and C) and  from 1 July until 15 September – the client may cancel without incurring cancellation fees up until 15 days before arrival.

 Payments for reservations on promotional rates are not refundable in the case of cancellation or modification (see Art. 14).

 For reservations made through our partners’ websites, cancellation must be made via the site on which the booking was made.  The cancellation conditions for such bookings may be different from those which apply to reservations made directly with the Hotel Panoramic.

No-show:  If the client does not arrive at the hotel by the time detailed earlier in these conditions, without having previously notified the hotel of their late arrival, this constitutes a cancellation or no-show.   No shows – bookings made and not cancelled – will be invoiced at the rate for the total stay booked.

Curtailment of the stay : The hotel may retain any deposit paid and claim payment from the client up to the value of the total loss suffered, including damages and interest

 Article 7: Force Majeure

Force majeure is deemed to mean any event outside the parties’ control which is unpredictable and insurmountable and which prevents fulfilment in all or in part of the obligations of the contract.  This applies to strikes by transport staff, hotel staff, riots, acts of terrorism, total or partial destruction of the establishment, breakdowns which cannot be repaired within a reasonable time, etc.

 Article 8: The Hotel and general practicalities

Breakfast is not included in the room rate.  Child rate for breakfast applies to children up to and including the age of 12 years.
For room-service breakfast, the rate is the same for adults and for children.
The hotel reserves the right to invoice the client for all breakfasts ordered even if not consumed.  The client may cancel a breakfast order up to 20.30 hrs the evening before the breakfast is to be served.

For hygiene and safety reasons, animals are not admitted to the hotel premises.

The hotel is entirely non-smoking.  Guests are not permitted to take sports equipment into the bedrooms.

Parking:  The client is responsible for items left in their car.  The hotel bears no responsibility in the case of theft or vandalism.

The client undertakes to use the room in an appropriate, respectful and sober manner.  Any behaviour prejudicial to good order, atmosphere and standing in the hotel may result in the management requiring the client to leave the establishment without any refund or allowance should any payment already have been made by the client.

 Article 9: Relocation

In the event of unavailability of accommodation in the Hotel Panoramic or in the case of force majeure, the Hotel Panoramic reserves the right to relocate the client for all or part of their booking into a hotel of equivalent or superior category, offering similar services.  If the guest cannot be fully or partially accommodated in such a hotel, the hotelier will look for another solution in a lower category hotel, apartment, hotel residence, bed and breakfast, etc, in order to achieve a solution to accommodating the client.   Such transfer will be made at the expense of the hotelier, and the client does not have the right to seek any additional compensation.

Article 10: Complaints - Médiation Tourisme et Voyage
Any complaint must be sent to the Hotel Panoramic - 6 avenue Carnot - F-31110 Bagnères de Luchon - France by recorded delivery within 15 days of the end of the relevant stay at the hotel.  After this time, no claim can be made.
The Hotel Panoramic undertakes to respond within one month.  If the matter remains unresolved, the client may refer it to the Ombudsman for Tourism & Travel – contact details are :

Postal Address : Médiation Tourisme et Voyage - BP 80 303 - 75823 Paris Cedex 17 (France)

Site internet :  www.mtv.travel.

 Article 11: Data Protection

In accordance with French Law 78-17, known as Data Processing and Freedoms, customers are advised that their reservation is recorded in a computer database.   Its administrators have the right of access to and correction of the data held at the head office: SARL Dovan – Hotel Panoramic 6 avenue Carnot 31110 Bagneres de Luchon.  This data remains confidential and is not released to third parties.

 Hotel Panoramic offers wireless internet access.  The Client agrees that computer resources provided will not be used in any way for reproduction, representation, making available or communicating to the public any works or objects protected by a Copyright, associated rights, such as texts, photographs, audio-visual material, software and video games, without the authorisation of the owners of the rights as specified in Books I and II of the Intellectual Property Code

 The Hotel Panoramic uses a video surveillance system

 Article 12: Responsibilities

The hotel accepts no responsibility in the event of theft, loss or damage to clients’ belongings during their stay.  
A room safe is provided.
The guest is responsible for their room key.   At Reception a safe box is available where room keys may be left during the day.  Guests returning to the Hotel after 20.00 are requested to retain their keys during the day.  If the key is lost, the cost of replacing the key or lock will be charged to the customer.
When entering the hotel at times when Reception is closed, for everyone’s security the guest must ensure that the hotel door is fully closed.  The guest will not disclose to third parties the entry codes for the hotel or car park. 

 The customer will be liable for any damage or vandalism occurring as a result of their occupation of the premises and/or others of their party and/or staff for which the customer is responsible, whether fixtures and fittings, decoration or property belonging or not belonging to the hotel.  In this situation the Hotel Panoramic has the right to ask the client to leave the establishment without compensation and without refund for the stay in progress, and to require reimbursement for the cost of damages caused by such acts.

 Article 13: Long Stay

For stays of longer than one week, the Hotel’s weekly invoice must be paid immediately by card, cash or “cheques vacances ANCV”.   Deposits are deducted from the final invoice at the end of the stay.

Article 14: Promotional Rates
Promotions are only as detailed on the Hotel Panoramic website.  Promotional bookings may not be combined, modified or cancelled and promotions are only valid at the specified rates and dates. 
The conditions are explained on the website and are accepted by the client.
The customer’s payment card details are required when booking a promotional rate.
Promotion bookings must be paid in full at the time of booking.  No refund is available in the case of cancellation.

Article 15: Reservation
The 14-day withdrawal period pursuant to article L221-28 of the Consumer Code is not applicable and may not be invoked.

Article 16: Applicable Law
These Terms and Conditions of Sale are governed by French Law, both in detail and in custom.  Disputes will be exclusively pursued within the jurisdiction of the French courts.   In the case of any discrepancy between the English and French versions of these Terms and Conditions of Sale, the French version takes precedence.

CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

Article 1 : Dispositions générales

Les présentes Conditions générales de ventes s’appliquent aux réservations individuelles conclues directement dans notre hôtel et aux réservations en ligne sur notre site ou par téléphone ou par email. Pour les réservations de groupe des conditions de vente spécifiques pourraient être définies sinon ces conditions générales de vente s’appliquent.

Le client s’engage à respecter et à faire respecter toutes les conditions énoncées dans le présent document ainsi que les prescriptions légales et réglementaires.

Ces conditions générales sont modifiables à tout moment et les conditions applicables seront celles en vigueur à la date où le séjour sera effectué.

 Article 2 : Capacité

Le client reconnaît avoir la capacité de contracter c’est-à-dire d’avoir la majorité légale et ne pas être sous curatelle ou sous tutelle.

 Article 3 : Modalités de réservation - Arrhes

Les tarifs pratiqués sont établis en euros (€ ou EUR) par chambre et par nuitée pour le nombre de personnes marquées, taxes et service inclus, hors taxe de séjour.

Les prix pratiqués ne visent que les prestations strictement mentionnées dans la réservation.

Les tarifs mentionnés sur le site sont susceptibles de modification sans préavis et seul le prix mentionné dans la confirmation de réservation est contractuel.

La réservation ne sera effective que si le client garantit sa réservation en communiquant un numéro de carte de crédit avec date de validité, valable au moment du séjour, et du cryptogramme. L’hôtel se réserve le droit de refuser toute demande de réservation dans le cas où la carte communiquée est incorrecte ou invalide ou la réservation incomplète.

Lors de l’enregistrement de la réservation une autorisation de débit de la carte de crédit sera effectuée. Un paiement équivalent de 30 % du montant total du séjour pour un séjour égal ou supérieur à 3 nuitées, 50 % du montant total du séjour pour un séjour inférieur à 3 nuitées et 100 % du montant total du séjour pour un séjour de une nuitée sera prélevé par l’hôtelier à la réservation et sera uniquement remboursable selon les conditions mentionnées dans l’article 6 Conditions d’annulation.

A l’arrivée du client, le client est tenu de présenter une pièce d’identité et une carte de crédit valide pour séjourner dans l’hôtel.

 Article 4 : Modalités de règlement

L’hôtelier se réserve le droit de faire payer le séjour au moment de l’arrivée.

Conformément aux dispositions du Code Civil art. 2322 al.5, l’hôtelier dispose d’un droit de rétention sur les bagages et les effets du client qui ne l’a pas payé. Cette disposition concerne tous les objets que le client a pu laisser dans l’hôtel : bagages, véhicules, objets de valeur,….

A la fin du séjour, les arrhes seront déduites sur la facture finale, pour la période initialement prévue. Les factures du solde sont payables à réception le jour du départ. Sauf dispositions contraires, aucun délai de paiement n’est accordé. Le règlement des extras (blanchisserie, boissons, téléphone, taxe de séjour, …) réclamé aux participants, sera assuré par les participants concernés avant leur départ. A défaut de règlement, la facture sera adressée au client qui s’engage à la régler à la réception.

 Pour le règlement du séjour, l’hôtel Panoramic accepte les cartes (Visa, Mastercard et American Express), les espèces sauf les billets de 100 € / 200 € et 500 € et les chèques vacances ANCV. Les chèques bancaires ou postaux ne sont pas acceptés en règlement du séjour.

Pour le règlement des arrhes, l’hôtel accepte les cartes (Visa, Mastercard et American Express), les chèques vacances ANCV et les virements. Pour les virements en provenance de l’étranger, les frais de la transaction sont entièrement à charge du client.

 L’hôtel Panoramic met à disposition sur son site www.hotelpanoramic.fr un système de réservation sécurisé.

 Article 5 : Mise à disposition des chambres

Les chambres sont mises à disposition à partir de 15.00 h et le client doit se présenter avant 19.00 h à la réception de l’hôtel afin de faire l’enregistrement. Le jour du départ, les chambres doivent être libérées avant 11.00 h. En cas de départ tardif, une nuitée supplémentaire sera facturée.

 Article 6 : Conditions d’annulation pour les réservation en direct auprès de l’hôtelier

Toute modification ou annulation de réservation devra faire l’objet d’une demande par email à [email protected] ou par téléphone au 05.61.79.30.90.

La demande ne deviendra effective qu’au moment où l’hôtel Panoramic aura confirmé son acceptation par écrit.

En cas de modification ou annulation de séjour, les conditions suivantes s’appliquent (sauf en cas de force majeure) :

En basse saison, le client pourra annuler sa réservation sans frais d’annulation jusqu’à 2 jours avant l’arrivée.

En haute saison = vacances de Noël françaises, Festival du Film de Luchon, vacances d’hiver françaises (zone A,B et C), du 01 juillet au 15 septembre, le client pourra annuler sa réservation sans frais d’annulation jusqu’à 15 jours avant l’arrivée.

 Les paiements faits pour les promotions ne sont pas remboursés en cas d’annulation ou de modification. (voir art. 14)

Pour les réservations effectuées via le site internet de nos partenaires, l’annulation devra s’effectuer via ce site. Les conditions d’annulation qui s’appliquent sont alors propres au partenaire et peuvent donc être différentes de celles pour les réservations en direct auprès de l’hôtel Panoramic.

 No-show : Si le client n'arrive pas à l'hôtel au plus tard à l'heure limite prévue dans ces conditions générales, à moins d’avoir prévenu l’hôtel de son retard, cela constituera un désistement ou no show.

 Les « no-show » (= prestations commandées non annulées) seront facturés sur la base de la totalité du séjour.

 Article 7 : Force majeure

On entend par force majeure tout évènement extérieur aux parties présentant un caractère à la fois imprévisible et insurmontable qui empêche soit le client de réaliser le séjour prévu, soit l’hôtelier d’assurer le séjour, d’exécuter tout ou partie des obligations prévues par le contrat. Il en sera notamment ainsi en matière de grève de moyens du transport, du personnel hôtelier, d’émeutes gouvernementales ou publiques, des actes de terrorisme, de destruction totale ou partielle de l’établissement, des pannes non-réparables dans un délai raisonnable, etc.

 Article 8 : L’hôtel et les prestations

Le petit déjeuner n’est pas compris dans le prix de la chambre. Le tarif enfant pour le petit déjeuner buffet s’applique aux enfants jusqu’à 12 ans inclus.

Le tarif pour le petit déjeuner en chambre est le même pour l’adulte et l’enfant.

L’hôtel se réserve le droit de facturer tout petit déjeuner commandé, même s’il n’est pas consommé.  Le client pourra annuler sa commande de petit déjeuner au plus tard la veille, heure limite 20.30 h.

 Pour des raisons d’hygiène et de sécurité, les animaux ne sont pas admis dans l’établissement.

 L’hôtel est intégralement non-fumeur. Il n’est pas autorisé de mettre du matériel de sport dans la chambre.

 Le parking : le client est responsable pour les objets laissés dans sa voiture. L’hôtel décline toute responsabilité en cas de vol ou de cambriolage.

  Le client accepte d’utiliser la chambre en bon père de famille. Aussi tout comportement contraire aux bonnes mœurs et à l’ordre public amènera l’hôtelier à demander au client de quitter l’établissement sans aucune indemnité et ou sans aucun remboursement si un règlement a déjà été effectué.

 Article 9 : Délogement

En cas de non disponibilité de l’hôtel Panoramic ou en cas de force majeure, ce dernier se réserve la possibilité de faire héberger totalement ou partiellement le client dans un hôtel de catégorie équivalente ou supérieure, proposant des prestations de même nature.

Si le client ne peut être hébergé totalement ou partiellement dans un hôtel de catégorie équivalente ou supérieure, l’hôtelier cherchera une autre solution dans un hôtel de catégorie inférieure, appartement, résidence hôtelière, chambre d’hôte, etc. afin de trouver une solution pour héberger le client.

Le transfert sera alors à charge de l’hôtelier qui ne pourra être recherché en paiement d’une quelconque indemnité supplémentaire.

 Article 10 : Réclamations

Toute réclamation doit être adressée à l’hôtel Panoramic par lettre recommandée AR et ce dans un délai de 15 jours suivant le départ du séjour faisant l’objet de ladite réclamation.

Passé ce délai, aucune réclamation ne pourra être prise en charge.

L’ hôtel Panoramic s’engage à répondre dans un délai d’un mois. A défaut de réponse satisfaisante, le client pourra saisir le Médiateur du Tourisme et du Voyages, dont les coordonnées et modalités de saisine sont disponibles sur son site : www.mtv.travel.

 Article 11 : Informatique et Libertés

En application de la Loi 78-17, dite informatique et libertés, les clients sont avertis que leur réservation fait l’objet d’un traitement nominatif informatisé. Les utilisateurs disposent d’un droit d’accès et de rectification des données saisies, qui s’exerce auprès du siège social : SARL Dovan – Hôtel Panoramic 6 avenue Carnot 31110 Bagnères de Luchon. Il est précisé que ces informations ne sont pas communiquées à des tiers.

 L’hôtel Panoramic propose un accès internet en wifi. Le client utilisateur s’engage à ce que les ressources informatiques mises à disposition ne soit en aucune manière utilisées à des fins de reproduction, de représentation, de mise à disposition ou de communication au public d’œuvres ou d’objets protégés par un droit d’auteur, par un droit voisin tels que des textes, images photographies, œuvres musicales audiovisuelles, logiciels et jeux vidéo, sans l’autorisation des titulaires des droits prévus aux livres I et II de code de la propriété intellectuelle lorsque cette autorisation est requise.

 L’hôtel Panoramic dispose d’un système de vidéosurveillance.

 Article 12 : Responsabilités

L’hôtel décline toute responsabilité en cas de vol, de perte, dégradation des effets appartenant aux clients durant leur séjour. Un coffre-fort en chambre est à leur disposition.

Le client est responsable de la clé de sa chambre. Un coffret sécurisé est à sa disposition à la réception pour y mettre la clé dans la journée. Au client qui rentre à l’hôtel après 20.00 h il est demandé de garder sa clé. En cas de perte de celle-ci, son remplacement ou celui de la serrure sera facturé au client.

Lorsque le client entre dans l’hôtel pendant les heures de fermeture, il contrôlera si la porte de l’hôtel est bien fermée afin de garantir la sécurité de tous. Il ne communiquera jamais les codes de la porte de l’hôtel ou du parking a un tiers.

 Le client sera tenu pour responsable de tout dommage, de toute dégradation, de tout acte de vandalisme qui pourrait survenir du fait de l’occupation des locaux et/ou du fait des participants et/ou du personnel dont il est à la charge, tant aux biens mobiliers, de décoration et immobiliers appartenant ou non à l’hôtel. De ce fait, l’hôtel Panoramic peut donc demander au client de quitter l’établissement sans aucune indemnité et sans aucun remboursement du séjour en cours, et de rembourser les dommages causés par ces actes.

 Article 13 : Long séjour

En cas de long séjour (supérieur à une semaine), une facture sera établie par semaine et doit être payée immédiatement par carte, en espèces ou par chèques vacances ANCV. Les arrhes versées seront déduites de la dernière facture qui clôture le séjour.

 Article 14 : Séjour promotionnel

Les promotions uniquement sur le site de l’hôtel Panoramic sont non-cumulables, non-modifiables, ni annulables et sont valables au prix et dates indiqués.

Les conditions sont bien expliquées sur le site et sont acceptées par le client.

Les informations relatives à la carte bancaire du client sont nécessaires pour bénéficier de ces promotions.

Les promotions sont à payer intégralement au moment de la réservation. Aucun remboursement ne sera fait en cas d’annulation.

 Article 15 : Réservation

Le client ne pourra pas bénéficier du délai de rétraction de 14 jours en application de l’article L221-28 du Code de la Consommation.

 Article 16 : Loi applicable

Les présentes Conditions Générales de vente sont régies par la loi française. Il en est ainsi pour les règles de fond comme pour les règles de forme. Les litiges relèveront de la compétence exclusive des juridictions françaises.